SURABAYA - Direktorat Jenderal Pajak (DJP) merilis panduan resmi mengenai layanan Validasi dan Registrasi Massal NIK melalui portal portalnpwp.pajak.go.id versi 2.1. Pembaruan ini menambahkan menu “Validasi NIK” yang dirancang sebagai saluran bagi pemberi kerja untuk melakukan validasi dan registrasi NIK pegawai secara massal ke sistem Coretax.

Baca juga: Perbaikan Sistem Coretax Ditargetkan Tuntas Dalam Satu Bulan

Saat ini, layanan pada versi 2.1 baru dapat digunakan oleh pemberi kerja berbentuk Badan atau Instansi Pemerintah, sedangkan akses untuk pemberi kerja Orang Pribadi masih dalam tahap pengembangan.

Pengguna lama layanan Pemadanan NIK–NPWP dapat langsung mengakses menu Validasi NIK, sementara pengguna baru dengan jenis registrasi layanan Validasi NIK tidak bisa mengakses layanan Pemadanan NIK–NPWP.

Baca juga: DJP Luncurkan Coretaxpedia, Pusat Informasi Coretax

Tujuan utama layanan ini adalah untuk:

1. Menyediakan saluran alternatif bagi pemberi kerja untuk melakukan validasi massal data kependudukan pegawai agar NIK dapat didaftarkan (dimigrasikan) ke sistem Coretax.
2. Memungkinkan pemberi kerja membuat bukti pemotongan tanpa menggunakan NPWP sementara (999xxx), terutama untuk kebutuhan penerbitan A1/A2 pada masa pajak akhir bagi pegawai tetap/pensiunan.
3. Memudahkan pegawai menggunakan bukti potong ber-NIK tervalidasi sebagai kredit pajak ketika melaporkan SPT Tahunan.

Baca juga: NIK Tidak Terbaca di Coretax: Ancaman Gagal Terbit Bukti Potong 1721 A1

Alur Penggunaan Layanan Validasi NIK

Tahap 1 – Pendaftaran Akun Portal NPWP

Pemberi kerja perlu membuat akun terlebih dahulu melalui portalnpwp.pajak.go.id dengan memilih menu “Daftar di sini”. Proses pendaftaran mencakup pengisian empat bagian data, yaitu:

• Data instansi atau perusahaan
• Data penanggung jawab
• Data staf
• Data lainnya

Pada bagian Data Lainnya, pastikan memilih jenis registrasi “Validasi NIK”. Pemberi kerja juga wajib membuat kata sandi untuk login serta PIN yang digunakan saat mengunggah file atau membuka file hasil konfirmasi.

Proses pendaftaran juga mewajibkan unggahan Surat Permohonan Layanan Konfirmasi Status Wajib Pajak yang ditandatangani penanggung jawab dan staf yang tercatat di formulir registrasi. Dokumen ini perlu dipindai lalu diunggah ke sistem.

Setelah pendaftaran lengkap, sistem akan mengirim email verifikasi. Pemberi kerja harus mengklik “Verifikasi Permohonan” untuk mengaktifkan akun.

Baca juga: Sudah Tahu Jenis-Jenis Bupot PPh 21/26 Terbaru?

Tahap 2 – Unggah File Excel Validasi

Pada tahap ini, pemberi kerja mengunggah data pegawai yang mencakup:

• Nomor urut data
• NIK
• Nama lengkap
• Nomor HP (format angka dimulai 08)
• Email

Sistem akan memeriksa kecocokan NIK dan nama dengan data kependudukan Dukcapil pada tingkat kecocokan 100%, termasuk huruf besar, huruf kecil, dan gelar jika tertera pada KTP/KK. Nomor HP dan email pegawai juga digunakan untuk proses aktivasi akun WP di kemudian hari.

Baca juga: Begini Cara Ubah Data Email dan Nomor Gawai di Coretax DJP

Tahap 3 – Monitoring Validasi dan Registrasi ke Coretax

Setelah file diunggah, pemberi kerja dapat memantau proses validasi dan registrasi melalui menu Monitoring di Portal NPWP. Proses migrasi NIK ke database Coretax dilakukan maksimal H+3.

Status monitoring yang muncul meliputi:

• Gagal: terjadi kesalahan server, perlu unggah ulang
• Diproses: sistem sedang memvalidasi NIK
• Selesai: proses validasi selesai, dan dapat dilihat status migrasi ke Coretax

Pada rincian monitoring, status validasi per NIK dapat berupa:

1. VALID - by data dukcapil: NIK dan nama sesuai, dan ini validasi pertama.
2. VALID - by data portal: Data cocok, tetapi sudah pernah divalidasi sebelumnya oleh WP lain.
3. TIDAK VALID - Nama tidak sesuai dengan NIK di Dukcapil: Nama tidak 100% sama dengan data Dukcapil.
4. TIDAK VALID - data NIK tidak ditemukan: NIK tidak terdaftar di Dukcapil.

Jika diperlukan, pemberi kerja dapat mengecek data NIK melalui Dukcapil di nomor 168 atau situs dukcapil.kemendagri.go.id.

Baca juga: DJP Dorong WP Segera Aktivasi Coretax, Baru 2,6 Juta Akun yang Aktif

Status NIK di Coretax Setelah Validasi

NIK pegawai yang telah melalui proses validasi pada layanan ini tidak otomatis menjadi Wajib Pajak aktif. Status yang muncul di Coretax adalah “Belum Aktif (SPDN)”, yang hanya memungkinkan penerbitan bukti potong oleh pemberi kerja.

Untuk memperoleh akses ke portal WP atau menjadi Wajib Pajak aktif, pemilik NIK harus melakukan proses mandiri berupa:

• Aktivasi Akun WP, jika hanya memerlukan akses login tanpa mengubah status; dan/atau
• Aktivasi NIK sebagai Wajib Pajak, jika ingin mengubah status menjadi Wajib Pajak aktif di sistem DJP.

Baca juga: Belum Punya NPWP? Begini Cara Akses Coretax DJP Melalui Menu “Hanya Registrasi”

Sebagai informasi, Bukti potong dapat dibuat setelah status migrasi di portal menunjukkan “Ya”, yang berarti data pegawai telah terdaftar pada database Coretax DJP. Lebih lanjut, DJP menegaskan bahwa apabila NIK sudah terdaftar di Coretax, data baru tidak akan menimpa data lama. Jika ada beberapa pemberi kerja mendaftarkan pegawai yang sama, sistem menerapkan prinsip FIFO (First In, First Out).

coretax , e-bupot-pph-21-bulanan , e-bupot-pph-2126 , nik , npwp , pph-21 , validasi